Ramavtal med kommunen: så klarar tryckeriet kraven

Umeå kommun upphandlar tryckeritjänster för 17 miljoner kronor. Norrtälje för 11, Uddevalla för 4,4. Det är avtal på flera år med en kund som beställer hela tiden, och kraven på storlek är långt lägre än i det statliga avtalet. Ett tryckeri med tio, tjugo eller fyrtio anställda kan lämna anbud.

Ändå lägger många tryckerier inte ens anbud. Inte för att de inte kan trycka, utan för att förfrågningsunderlaget frågar efter saker som inte står på någon tryckpress: en beställningsportal, inloggning per förvaltning, attest, e-faktura och en katalog i kommunens inköpssystem.

Den här artikeln går igenom vad kommunerna faktiskt kräver, var kraven kommer ifrån, och vad ni behöver ha på plats innan nästa upphandling öppnar.

Pris avgör, men kraven sorterar bort först

Mora, Orsa och Älvdalen upphandlade 2026 tryckeritjänster med lägsta pris som enda tilldelningskriterium. Det låter som att det bara är priset som räknas.

Det är det inte. När priset är det enda som ger poäng är resten skallkrav. Ett anbud som inte uppfyller dem prövas aldrig på pris. Portalen, e-fakturan och e-handeln ger ingen bonus, de är biljetten in.

Det är också därför de här kraven är värda att lösa en gång för alla. Klarar ni dem för en kommun klarar ni dem för nästa.

Så ser en upphandling av tryckeritjänster ut

Kommunen tecknar ett ramavtal med en eller flera leverantörer, ofta på två år med option på förlängning. Varje beställning under avtalet är ett avrop.

Med flera leverantörer styr avtalet vem som får vilket avrop. Statens inköpscentral gör så här, enligt sin vägledning för tryckeritjänster: avrop upp till 25 000 kronor går enligt en fördelningsnyckel, större avrop konkurrensutsätts på nytt mellan leverantörerna. Många kommuner gör likadant.

Två saker är värda att veta innan ni läser underlaget:

• Det statliga ramavtalet är inte till för er. Statens inköpscentral kräver minst 25 miljoner i årsomsättning för sitt avtal 2025 till 2029. De kommunala avtalen har inte de kraven, och det är där ett mindre tryckeri har en chans.
• Kraven står inte i annonsen. TED och e-Avrop visar värde och sista dag. Portalkraven står i kravbilagan, och den måste ni ladda ner.

Här hittar ni upphandlingarna och ramavtalen

Kommunerna annonserar sina upphandlingar på några få ställen. Bevaka dem med sökordet "tryckeritjänster" eller "trycksaker", så ser ni nästa upphandling innan den stänger.

• TED, EU:s annonsdatabas. Alla upphandlingar över EU:s tröskelvärden hamnar här, med värde och sista dag för anbud.
• e-Avrop, Tendsign, Mercell och Visma Opic. Kommunerna lägger upphandlingsdokumenten, och därmed kravbilagan, i något av de här systemen. Ett konto är gratis för att läsa och lämna anbud.
• Avropa.se, Statens inköpscentral. Här ligger det statliga ramavtalet för tryckeritjänster med kravbilagor och vägledning, och det är den bästa mallen för vad en kommun kommer att fråga efter.
• Adda, kommunernas och regionernas inköpscentral. Visar vilka ramavtal kommunerna redan har, till exempel Tryckeritjänster STIC 2023 för sex Stockholmskommuner.
• Upphandlingsmyndigheten. Regler, vägledning och kraven på e-handel och e-faktura.
• Kommunens egen webbplats. Under "Upphandling" eller "Leverantör" står kommunens faktureringsanvisningar och krav på e-handel, som Marks kommun.

Checklistan: kraven som återkommer i underlagen

Det här är de krav vi hittat i förfrågningsunderlag, ramavtal och kommunernas egna leverantörsanvisningar. Alla finns inte i varje upphandling, men de flesta finns i de flesta.

1. En beställningsportal med kommunens sortiment och avtalspriser

Redan Kammarkollegiets ramavtal från 2016 krävde en webbshop som "ska utgöra en beställningsportal" med bara det avtalade sortimentet, nettopriser, orderbekräftelse och orderstatus. Statens avtal från 2025 räknar upp ett "digitalt beställningssystem" som en av tjänsterna, och Addas regionala avtal för Stockholmskommunerna omfattar "beställningsportal och print on demand".

Kommunen vill inte mejla en pdf och vänta på en offert. Den vill att en handläggare loggar in, väljer en vara till avtalspris och beställer.

2. Egen inloggning per kund, och roller inuti

Varje avropsberättigad ska få "unika inloggningsuppgifter", och portalen ska vara avgränsad så att en kund aldrig ser en annans produkter eller priser. I en kommun betyder det också att en förvaltning beställer, en chef attesterar och någon på kommunikationsavdelningen sköter mallarna.

3. Mallar efter kommunens grafiska profil

Kunden ska kunna "lägga in och lagra egna mallar för samtliga varor". I praktiken handlar det om visitkort, brevpapper, korrespondenskort och kontorstryck, där den anställda bara ska kunna ändra namn, titel och telefon. Loggan, typsnittet och färgerna ska vara låsta, annars blir det inte kommunens profil.

4. Attest, kostnadsställen och inköpsordernummer

Ingen kommun betalar en faktura utan en referens. Fältet heter beställarreferens i Peppol, och utan en giltig kod skickas fakturan tillbaka. Det står i nästan varje kommuns faktureringsanvisningar, till exempel Vilhelminas och Östhammars.

Till det kommer kostnadsstället. Varje förvaltning betalar med sina egna konteringskoder, och fakturan måste visa vilken. Och ofta ska en beställning godkännas av en budgetansvarig innan den når leverantören.

5. Lager, avrop och leverans till många adresser

"Leverans ska kunna ske till flera adresser, inklusive olika kontor inom samma myndighet." Det kravet står i statens avtal och i de flesta kommunala.

Större avtal omfattar också lagerhållning. Kommunen trycker 5 000 broschyrer, tryckeriet lagrar dem, och förvaltningarna avropar 200 i taget till sina adresser. Saldot ska gå att följa, och vid avtalets slut köper kunden ut det som är kvar.

6. Statistik som underlag för uppföljningen

Ramavtalet från 2016 krävde att portalen vid varje inloggning skulle visa "ackumulerat beställningsvärde per kalenderår". Grafiska Företagens upphandlingsguide råder köparen att bestämma statistiken redan när avtalet tecknas. Räkna med att kommunen vill se vad varje förvaltning har beställt.

E-faktura via Peppol: det enda som är lag

Sedan 1 april 2019 ska alla fakturor till offentliga köpare skickas elektroniskt enligt lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor. Det gäller alla upphandlingar enligt LOU som påbörjats efter det datumet. En pdf i ett mejl räknas inte. Standarden är Peppol BIS Billing 3, och tillsynen ligger sedan 1 juli 2026 hos Upphandlingsmyndigheten.

För de flesta tryckerier är själva sändningen inte problemet. Fortnox, Visma och de andra bokföringsprogrammen skickar Peppol-fakturor. Problemet är att fakturan måste bära rätt uppgifter: kommunens Peppol-ID, beställarreferensen, inköpsordernumret och kostnadsstället. Saknas något av dem kommer fakturan tillbaka, och pengarna med den.

Punch-out: när kommunen beställer i Proceedo

Här är det lätt att säga fel, så låt oss vara noggranna. Krav på elektronisk beställning är lag bara för statliga myndigheter med fler än 50 anställda. För kommunerna är det ett avtalskrav, inte ett lagkrav.

Men det är ett vanligt avtalskrav. Marks kommun skriver att de "ställer som krav i de flesta upphandlingar att leverantören ska e-handla med oss", och de gör det i Visma Proceedo. Andra kommuner använder Unit4 eller Raindance.

Det kan se ut på tre sätt:

• Katalog. Ni lämnar en fil med artiklar och priser som läses in i kommunens system.
• Punch-out. Handläggaren klickar sig från inköpssystemet in i er butik, lägger varorna i korgen och skickar korgen tillbaka till sitt eget system för attest. Formaten heter OCI, cXML och Peppol BIS Punch Out, och SFTI beskriver kraven.
• Order. Den godkända beställningen kommer tillbaka till er som en inköpsorder, via Peppol eller mejl.

Punch-out passar trycksaker bättre än en katalog, för en trycksak är sällan en fast artikel. Visitkortet har ett namn, broschyren en upplaga och ett papper. Det går inte att lägga i en Excelfil.

Miljö och kvalitet

Nästan varje upphandling kräver att tryckeriet uppfyller Svanens kriterier för tryckerier (kriteriedokument 041, generation 6 eller senare) och att pappret är FSC- eller PEFC-märkt. Statens avtal kräver dessutom ISO 14001 eller EMAS, enligt redovisningen av hållbarhetskraven.

Det här löser ingen programvara åt er. Har ni inte Svanenlicensen, börja där, för det tar längre tid än allt annat på listan.

Visitkorten går först

Göteborgs Stad tecknade 2022 avtal om visitkort och korrespondenskort med Lyreco, kontorsgrossisten. Beställningen sker i Proceedo, bredvid kopieringspappret och pennorna.

Det är en varning. De enkla, återkommande jobben går till den som finns där kunden redan handlar. Ett tryckeri som bara tar emot beställningar på mejl tappar dem, även om det trycker bättre och billigare.

Så svarar ni på kraven utan en egen IT-avdelning

Det mesta på listan ovan är inte tryck. Det är programvara: inloggning, roller, mallar, attest, statistik och integrationer. Att bygga det själv är ett projekt på flera månader, och det måste vara klart innan anbudet lämnas in, inte efter.

Det är därför vi har byggt beställningsportalen i Printlo. En portal per företagskund, med:

• Kundens egen katalog och avtalspriser. Bara de produkter ni valt, dolda i er vanliga butik, med kundens logga och accentfärg.
• Låsta mallar. Ni gör visitkortet i InDesign eller Illustrator och laddar upp det som pdf. Den anställda fyller i namn, titel och telefon, resten går inte att ändra. Kundens egna typsnitt följer med.
• Roller. Beställare, attestant och administratör hos kunden, obegränsat antal. Kundens administratör bjuder in sina kollegor själv.
• Attest före beställning. För alla beställningar eller över ett belopp. Ordern kommer till er först när den är godkänd.
• Kostnadsställen, inköpsordernummer och flera leveransadresser. Valda i kassan och frysta på ordern, så att de står rätt på fakturaunderlaget.
• Peppol-ID och referenser på ordern. Uppgifterna följer med till er bokföring, som skickar e-fakturan.
• Lager och avrop. Kundens förtryckta material med saldo, och avrop till kundens adresser.
• Statistik per kostnadsställe och beställare, till avtalsuppföljningen.
• Punch-out via OCI och cXML, så att kommunen kan beställa från sitt inköpssystem och attestera där.

En kommun är en portal, hur många förvaltningar den än har. Tre portaler ingår i Pro.

Det ni fortfarande behöver själva är det som hör till tryckeriet: Svanen, miljöledningen, ekonomin och priset. Resten kan ni visa i en demo innan anbudet går in. Boka en visning, så går vi igenom kravbilagan i nästa upphandling ni tittar på.

Vanliga frågor

Måste vi ha ett Peppol-ID?

Ni behöver kunna skicka Peppol-fakturor, och det gör ni via ert bokföringsprogram eller en fakturaoperatör. Kommunen har ett Peppol-ID som ni skickar till, och det står i deras leverantörsanvisningar.

Räcker en pdf-faktura?

Nej. Sedan 1 april 2019 ska fakturor till offentliga köpare vara elektroniska enligt europeisk standard. En pdf i ett mejl uppfyller inte lagen.

Vad är skillnaden mellan OCI och cXML?

Båda är sätt att skicka en varukorg från leverantörens butik tillbaka till köparens inköpssystem. OCI kommer från SAP-världen och är enklare, cXML är vanligare i internationella system. Vilket ni behöver står i kommunens krav eller hos deras systemleverantör.

Kan ett litet tryckeri lämna anbud?

Ja, på de kommunala avtalen. Kraven på omsättning är betydligt lägre än i det statliga avtalet, och flera kommuner delar upp upphandlingen så att mindre leverantörer kan lämna anbud på en del. Läs kvalificeringskraven först, och kontrollera att ni klarar kreditkravet.

Hur lång tid har vi på oss att få portalen på plats?

Ofta kort. Ramavtalet från 2016 gav leverantören två månader från avtalsstart, och krav på e-handel formuleras ofta som "inom ett visst antal månader från begäran". Planera för att ha portalen klar när anbudet lämnas in.

Källor

• Statens inköpscentral: Tryckeritjänster, ramavtalet 2025 till 2029, vägledning och hållbarhetskrav
• Kammarkollegiet: Krav på varor och tjänster, Tryckeritjänster 2016 (arkiverad)
• Adda: Tryckeritjänster STIC 2023
• Upphandlingsmyndigheten: Regler för e-handel och e-faktura
• Riksdagen: Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling
• SFTI: Krav på e-handel, punch-out
• Marks kommun: E-handel med Marks kommun
• Göteborgs Stad: Avtal om visitkort och korrespondenskort
• Grafiska Företagen: Guide till offentlig upphandling av grafiska produkter
• Svanen: Inköp och upphandling
• TED: upphandlingarna i Umeå, Norrtälje, Uddevalla och Mora, Orsa och Älvdalen