Affärssystem för tryckerier: vad ett MIS ska klara, och när ni behöver ett

Ett affärssystem för tryckerier kallas ofta MIS, efter engelskans management information system. Det är systemet där ett jobb lever från första prisförfrågan till fakturan: kalkylen, offerten, ordern, planeringen, materialet och efterkalkylen. Ett vanligt affärssystem som Fortnox eller Visma klarar bokföringen och fakturan, men vet inget om maskintid, ställtid eller makulatur. Det är det glappet ett MIS fyller.

Vad ett MIS ska klara

Standardorganisationen CIP4 beskriver MIS som den centrala applikationen i ett tryckeri: den tar fram produktdata vid kalkylen, skickar jobbet vidare till prepress, tryck och efterbehandling, och får tillbaka uppgifter om vad som faktiskt hände. Leverantörerna beskriver ungefär samma kedja. Bryter man ner den blir det sju delar:

1. Kalkyl. Material, tryck, maskintid, ställtid, efterbehandling och spill, räknat ur era egna maskiner och ert timpris. Inte en prislista ur minnet.
2. Offert. Flera upplagor och alternativ, som kunden kan godkänna utan att någon skriver av den till en order.
3. Order. Ett jobb med status, fil, kund och leveransdag, och ett produktionskort till pressen.
4. Planering. Vilken maskin, vilken person och vilken dag, och om jobbet hinns före leveransdagen.
5. Lager och inköp. Saldot, det som är reserverat av kön, och inköpsordern till leverantören innan papperet tar slut.
6. Uppföljning. Tid per jobb och efterkalkyl: vad jobbet var kalkylerat till, och vad det kostade.
7. Faktura och bokföring. Oftast en koppling till det ekonomisystem ni redan har, inte ett eget.

Till det kommer allt större tryckerier vill ha: JDF och JMF för att prata direkt med maskinerna, frakt via PostNord eller nShift, och e-faktura till offentlig sektor.

Vilka system finns i Sverige?

Marknaden är liten och sökorden få. Det här är de system som syns när ett svenskt tryckeri letar, med vad leverantörerna själva skriver:

System	Vad det är, enligt leverantören
HaiKom	Svenskt, molnbaserat MIS och web-to-print, utvecklat sedan 2008. Enligt HaiKom över 100 tryckerier, från små till industriella.
GKS (Simutek)	Svenskt affärssystem för tryckerier med kalkyl, offert, order, planering och papperslager.
MultiPress (Dataline)	Belgiskt MIS, används bland annat av Eskils Tryckeri med JDF-koppling mot pressarna.
PrintVis	MIS byggt i Microsoft Dynamics 365 Business Central, för tryckerier med mer komplex produktion.
Optimus	Brittiskt MIS för tryck, förpackning, storformat och etiketter.
Printlo	Web-to-print och ordersystem: hemsida, webbutik och filgranskning, med offert, tryckkalkyl, produktion och lager i samma panel.

Priserna är sällan offentliga. Räkna med att få en offert efter ett möte, hos oss också.

Vilket behöver ert tryckeri?

Frågan är sällan om ni behöver ordning på kalkyl och planering, utan var ordrarna kommer ifrån.

Kommer de flesta ordrarna via mejl och telefon, och är produktionen tung med offset, rulle och lång efterbehandling, då är ett renodlat MIS rätt utgångspunkt. Där väger JDF, maskinkopplingar och djup kalkyl för offset tyngst.

Kommer allt fler ordrar via nätet, med kunder som laddar upp sina egna filer, då börjar flödet i butiken och inte i kalkylen. Det mesta av tiden går åt till att få in en fil som går att trycka. Där är det mer värt att granskningen, ordern och planeringen sitter ihop än att kalkylen klarar varje offsetvariant.

Det är det andra fallet Printlo är byggt för. Kunden beställer i butiken, filen granskas innan den blir en order, och samma order hamnar i maskinens kö med material reserverat i lagret. Jobb som inte passar butiken går som offert via länk, med kalkylen bakom varje rad.

Fem frågor att ställa till varje leverantör

1. Var kommer ordern ifrån? Kan kunden beställa själv, och vad händer med filen innan den når er?
2. Räknar kalkylen med era maskiner, eller med en generisk prislista?
3. Vad kostar en plats till? Många system tar betalt per användare, och tryckeriet har fler som ska se än som ska ändra.
4. Vilka kopplingar finns i drift i dag, inte på listan över planer? Fråga efter en kund som använder just Fortnox, Visma eller e-faktura.
5. Hur länge tar det att komma igång, och vem gör uppsättningen?

Vanliga frågor

Är ett MIS samma sak som ett affärssystem?

I tryckeribranschen används orden om varandra. Ett generellt affärssystem sköter ekonomin. Ett MIS är byggt för produktionen och kopplas oftast till ekonomisystemet för fakturan och bokföringen.

Behöver ett litet tryckeri ett MIS?

Inte nödvändigtvis ett fullt sådant. Men kalkyl, offert och planering i samma system som ordrarna sparar tid redan med två eller tre personer, eftersom ingen behöver skriva av samma jobb flera gånger.

Har Printlo koppling till Fortnox?

Den är under utveckling och står som Kommer snart på prissidan. Fram tills dess exporterar ni ordrarna.

Källor

• CIP4: JDF och print automation
• Dataline: Your print business still missing MIS? och Eskils Tryckeri
• HaiKom: startsidan och om HaiKom
• Simutek: GKS
• PrintVis: printvis.com och Dynamics Communities om PrintVis
• Optimus: optimus2020.com