Så räknar du hem web-to-print: tiden per order är hela kalkylen

Frågan är inte vad systemet kostar. Frågan är vad en order kostar er i dag.

De flesta tryckerier har aldrig mätt det, och gissar därför lågt. När de mäter blir de överraskade, inte av snittet utan av spridningen.

Vad en order faktiskt tar

Räkna igenom en vanlig beställning av visitkort som kommer in via mejl:

Moment	Tid
Läsa mejlet, öppna bilagan	3 min
Kontrollera format och utfall	5 min
Mejla tillbaka om något fattas	4 min
Vänta, öppna ny fil, kontrollera igen	5 min
Bekräfta pris och upplaga	4 min
Lägga in i systemet	4 min
Svara på "när är det klart?"	3 min

Det är tjugoåtta minuter, och det förutsätter att filen var nästan rätt från början. Var den inte det blir det två rundor till.

Den försiktiga siffran är 30 minuter per order. Vi använder den genomgående, för att den går att försvara även för den som är skeptisk.

Mät själva i en vecka

Ta en vanlig vecka och anteckna två tal per inkommande beställning: när första mejlet kom, och när jobbet låg i produktion.

Räkna inte handpåläggningen i minuter medan ni gör den, det blir fel. Räkna genomloppstiden och dra bort den tid ni väntade på kunden.

De flesta hittar två saker. Snittet stämmer ungefär med tabellen ovan. Och den värsta ordern i veckan tog fem gånger så lång tid som snittet.

Det är den värsta som kostar pengar.

Sätt ett värde på timmen

Inte lönekostnaden. Frågan är vad alternativet är till att någon sitter med det här.

Ett tryckeri vi talat med prissätter sin egen konsulttid till 695 kronor i timmen. Ett annat räknar på vad en maskintimme drar in. Använd ert eget tal, men använd inte timlönen: den undervärderar tiden kraftigt eftersom den bortser från vad personen annars hade gjort.

Räkneexemplet

Ett tryckeri med 80 ordrar i månaden och en timme värd 695 kronor:

80 ordrar × 30 min      = 40 timmar
40 timmar × 695 kr      = 27 800 kr per månad
                        = 333 600 kr per år

Det är inte pengar som dyker upp på kontot. Det är fyrtio timmar som går att lägga på något annat, eller fyrtio timmar ni slipper betala övertid för.

Tre volymer

Ordrar per månad	Timmar	Värde per månad
20	10	6 950 kr
80	40	27 800 kr
250	125	86 875 kr

Var gränsen går

Under tio ordrar i månaden lönar det sig sällan. Handpåläggningen är hanterbar och en fast månadsavgift blir dyr räknat per order. Undantaget är om ordrarna är krångliga: tio skyltbeställningar med fria mått tar längre tid än femtio visitkort.

Mellan tio och femtio börjar det svida, särskilt om ordrarna kommer i klumpar. Det är här de flesta tryckerier befinner sig när de först hör av sig.

Över femtio är räknestycket inte längre nära. Då är frågan inte om, utan vilken leverantör.

De tre posterna som aldrig syns i kalkylen

Tabellen ovan mäter bara den tid ni redan lägger. Tre saker till väger ofta tyngre, men de är svårare att sätta siffror på.

Ordrarna som aldrig blev av

Kunden som mejlade en fråga på fredag klockan sexton och beställde av någon annan på måndagen.

De syns inte i er statistik, för de blev aldrig en order. Men de finns, och en beställningssida fångar dem.

Felen som gick till press

En omkörning kostar papper, maskintid och en kundrelation. En enda undviken omkörning i kvartalet betalar en hel del månadsavgift.

Här är kalkylen faktiskt räknebar: ta era omkörningar under ett år och fråga hur många som berodde på en fil som var fel från början.

Kvällarna och helgerna

En beställningssida tar emot ordrar när ni sover. Det är inte en tidsbesparing, det är en ny försäljningskanal, och den hör inte hemma i besparingskalkylen alls.

Ta den som en bonus, inte som ett argument. Argument som bygger på att försäljningen ska öka är svåra att lita på innan man sett det hända.

Om plattformen också är er hemsida

Då finns en post till, och den går att räkna exakt.

Det ni i dag betalar för er webbplats, alltså webbhotell, webbyrå och eventuell butiksmodul, försvinner om beställningssidan och hemsidan är samma sak. Dra av det från plattformens pris innan ni jämför. Till skillnad från försäljningsökningen är det en kostnad ni redan har på fakturan.

Det kalkylen inte får användas till

Att motivera ett köp som inte går ihop ändå.

Om ni har tolv ordrar i månaden och en leverantör kostar mer än vad tolv ordrars handpåläggning är värd, så går det inte ihop. Att räkna in hypotetisk försäljningsökning för att få kalkylen att gå jämnt ut är att lura sig själv.

Vänta, eller hitta en leverantör med en lägre instegsnivå.

Gör räknestycket i dag

Ni behöver inte fråga en leverantör för att komma igång. Ta en vecka, mät, och multiplicera.

Får ni fram ett tal som är större än vad en plattform kostar är det värt ett samtal. Får ni inte det har ni sparat er tiden.